KZ (RU)
Интервью с руководителем Департамента финансов ГК TELS Галиной Лыско
ЭДО развивается быстро, но не легко
Галина, количество контрагентов TELS, обменивающихся документами через ЭДО, увеличилось за последний год в несколько раз. Насколько высоки темпы этого роста и что стало его причиной: развитие сервисов ЭДО, легкость перехода к работе в таком формате или что-то ещё?
Еще в сентябре 2019 года доля наших российских контрагентов, использовавших ЭДО, была в среднем 1% от общего количества активных заказчиков. Сегодня этот показатель вырос до 8%. Учитывая, что это наши ключевые бизнес-партнеры, клиенты с большими оборотами, с большим количеством сопровождающих и подтверждающих оказание транспортно-экспедиционных услуг документов, со сложными печатными формами, то объем документов, идущих через сервис ЭДО, намного выше 8%.
В значительной степени привлечению все большего количества контрагентов к обмену документами посредством ЭДО способствовало развитие законодательной базы Российской Федерации, создание правовых актов и законодательных норм, обеспечивающих «легализацию» ЭДО на всех уровнях взаимоотношений коммерческих компаний и государственных органов.
Развитию электронного документооборота способствовало и расширение технической базы ЭДО-платформ, развитие сервисов, удобный и понятный интерфейс.
Но мы не можем сказать, что переход на ЭДО – это легко. Наш опыт показывает, что привлечение наших партнеров к электронному документообороту – очень непростой и трудоемкий процесс. Мы активно работаем над тем, чтобы в ближайшие год-полтора увеличить долю наших контрагентов, работающих с ЭДО, хотя бы до 20-30%.
Почему при такой, казалось бы, простой технологии пользования (как ее описывают операторы ЭДО) и тех выгодах, которые несет этот формат документооборота, привлечение новых участников оказывается непростым делом?
Процесс перехода на ЭДО достаточно ресурсозатратен. Да, операторы ЭДО стараются максимально упростить работу на платформах, есть возможность работать через интернет-браузер, не устанавливая программы на свои компьютеры. Но надо понимать, что документы для обмена не создаются в облачном пространстве ЭДО. Все документы формируются, регистрируются, архивируются в корпоративных информационных системах учета, выстраиваются процессы автоматизации передачи информации о входящих/исходящих документах в другие модули систем с целью минимизации затрат на внесение и обработку данных. Поэтому любой компании, особенно с большим документарным трафиком, необходимо интегрировать ЭДО в свои корпоративные информационные системы.
Эффект от внедрения ЭДО очень высокий. Когда все процессы настроены, выгоды работы в таком формате очевидны. Однако не у всех компаний есть ресурсы на внедрение ЭДО. Если компания небольшая, есть мнение, что эти затраты будут не очень оправданы и не дадут большого экономического эффекта.
Другим фактором, сдерживающим развитие ЭДО, является слабая информированность участников рынка о том, что электронные документы имеют юридическую силу и принимаются всеми контролирующими органами и инстанциями.
При привлечении контрагентов к участию в ЭДО мы нередко сталкиваемся с ситуацией, когда компания готова внедрять ЭДО, заинтересована быстро и своевременно получать весь необходимый пакет документов, но при этом хочет получать еще и бумажные носители по почте: как я уже сказала, им кажется, что документ, подписанный цифровой подписью, не имеет юридической силы. Но такой вариант абсолютно нецелесообразен – это отвлечение ресурсов, двойные трудовые и финансовые затраты.
Мы оказываем постоянную консультационную поддержку нашим бизнес-партнерам по разъяснению правовых норм работы ЭДО со ссылками на законодательные акты и нормы, регулирующие процессы ЭДО, применение этих норм. В устной и письменной форме разъясняем сотрудникам компаний, ответственным за принятие решений о переходе на ЭДО, что электронные документы принимаются всеми контролирующими, налоговыми и статистическими органами, этот процесс четко регламентирован действующим законодательством. ЭДО значительно облегчает подготовку отчетности – не надо делать большое количество копий документов и передавать их в налоговую инспекцию. Любой документ за любой период (с момента использования ЭДО) можно найти и предоставить за секунды.
Главные задачи и проблемы при внедрении ЭДО
При привлечении новых контрагентов к электронному документообороту, какие задачи и проблемы возникают чаще всего? Какие из них решаются труднее всего?
Как я уже говорила, привлечение контрагента в ЭДО – это большая работа. Она состоит из нескольких этапов. Во-первых, мы проводим с бизнес-партнером ряд переговоров, целью которых является показать все преимущества ЭДО, снять опасения, обосновать нашу позицию с точки зрения законодательных и правовых ном. Во-вторых, не бывает так, что в ходе переговоров принято решение о переходе на ЭДО, и уже завтра-послезавтра работаем через ЭДО – должна пройти серьезная подготовительная работа. Только после успешного прохождения этапа тестирования мы переходим к рабочему обмену документами через ЭДО. Также необходимо юридически оформить такой формат работы в договорных документах.
Одна из важных задач – оптимизация отправок документов. Каждая отправка – это платная операция. Поэтому обмениваемся теми документами, которые необходимы нашему контрагенту для подтверждения оказания транспортно-экспедиционных услуг. Анализируем договорные отношения с каждым контрагентом, и с каждым контрагентом согласовываем пакет документов для обмена по ЭДО. По некоторым контрагентам у нас бывает до 30-40 документов для разовой отправки. При этом в сервисах ЭДО есть технические ограничения как на количество документов, так и на объем разовой передачи данных. Оперируя количеством и «весом» документов, мы стараемся найти оптимальную конфигурацию по их объединению в пакеты для отправки.
Очень серьезной задачей является настройка форм документов. Практически у каждого контрагента есть свои требования к печатным формам документов. А это означает, что мы должны сформировать документ в требуемом виде, этот документ должен пройти через сервис оператора ЭДО и открыться у принимающей стороны без искажений.
Наш IT-департамент очень плотно работает с оператором ЭДО, чтобы обеспечить формирование и получение документов в требуемом виде. Я просто уверена, что оператор ЭДО тоже получил хороший опыт от сотрудничества с нами – крупной компанией с большими оборотами и широким спектром требований от наших «разноплановых» контрагентов. Были ситуации, когда наш ЭДО-оператор явно не ожидал возникновения некоторых вопросов, был не готов к новым требованиям бизнеса, и многие задачи мы решали совместными усилиями.
Значит ли это, что компаниям без собственной мощной IT-службы сложно настроить беспроблемную работу в ЭДО со своими контрагентами?
Это зависит от сложности хозяйственной деятельности. Я думаю, для многих средних и малых компаний c однородной деятельностью будет достаточно «стандартного» функционала сервисов ЭДО, тем более, что эти площадки постоянно развиваются. Но пока трудно представить работу с ЭДО без возникающих вопросов и решения технических задач, особенно на начальных этапах.
Применение сервисов ЭДО будет значительно легче, если компания начнет работать с уже опытным в этом деле партнером, имеющим свою IT-поддержку. Довольно часто с проблемами, возникающими на стороне наших контрагентов, разбирается наша техническая служба. Когда контрагент вдруг не может получить от нас очередной пакет документов, или эти документы приходят в искаженном виде, подключаются наши IT-специалисты, разбираются с каждой ситуацией. Мы заинтересованы в решении проблемы в той же степени, что и наш контрагент. А поскольку наш опыт намного выше, мы решаем эти проблемы быстро и эффективно.
Следует отметить и ту огромную работу, которую проделывают наши финансовые сотрудники в расширении услуги ЭДО, в решении возникающих вопросов и проблем как у нас, так и у контрагентов. Финансы и IT – это единое целое, и их вклад в развитие ЭДО просто неоценим.
О международном ЭДО
Я знаю, что компания TELS стала финалистом конкурса на премию оператора ЭДО Диадок. Расскажите подробнее.
Конкурс «ПРО ЭДО» - ежегодный конкурс оператора Контур Диадок. Проводится по нескольким номинациям: Про Смелость, Про Активность, Про Скорость, Про Мир (Международный проект), Про Диалог, Про Развитие.
Приглашение к участию TELS в конкурсе «Про ЭДО» для нас было очень неожиданным: мы получили его в Апреле 2020, когда применение сервиса ЭДО у нас было в стадии разработки, изучения новых возможностей, использования в том числе для наших международных компаний.
Мы номинировались практически во всех направлениях. Но наибольшее число голосов TELS получил в номинации «Про Мир» - Лучший международный проект.
Мы не ограничились документооборотом между российскими резидентами, стали развивать транснациональный, трансграничный электронный документооборот. Мы привели на платформу наши юридические лица в Польше, Чехии, Великобритании: получили все необходимые согласования, электронные ключи и допуски. Оформили всё документально, соблюдая все международные юридические нормы и требования. Развиваем обмен документами через ЭДО между российскими контрагентами и нашими зарубежными офисами.
Мы уже стали экспертами по внедрению ЭДО в России. Во время участия в семинарах и конференциях по ЭДО наши специалисты могут дать ответы и пояснения на такие вопросы, на которые затрудняются ответить эксперты и спикеры. Особенно в вопросах международного документооборота.
Продолжение следует. Об опыте развития международного ЭДО специалисты TELS расскажут в следующей публикации на эту тему.