KZ (RU)
Для чего мы внедряем ЭДО?
Специалисты ГК TELS ежедневно решают сложные задачи, разрабатывают и совершенствуют схемы доставки грузов, оптимизируют процессы, стремясь сократить временные и трудовые затраты как сотрудников TELS, так и сотрудников бизнес-партнеров, Заказчиков и Перевозчиков.
Сокращение затрат, оптимизация и автоматизация бизнес-процессов документооборота, укрепление партнерских отношений с Заказчиками и Перевозчиками и повышение качества этих взаимоотношений, возможность быстрого решения возникающих вопросов – те основные причины, которые лежат в основе принятия решения об использования электронного документооборота (ЭДО) и его активного развития.
Привлечение все большего количества контрагентов к обмену документами посредством ЭДО стало возможным и благодаря развитию законодательной базы РФ, созданию правовых актов и законодательных норм, обеспечивающих «легализацию» ЭДО на всех уровнях взаимоотношений коммерческих компаний и государственных органов.
Наша цель - интегрировать электронный документооборот в уже работающие корпоративные информационные и учетные системы, оптимизировать существующие бизнес-процессы для всех участников ЭДО.
Какими темпами мы развиваем ЭДО?
По сравнению с прошлым годом количество контрагентов TELS, с которыми налажен электронный документооборот, выросло более чем в 5 раз.
Галина Лыско, Финансовый директор ГК TELS: «Еще в сентябре 2019 года доля наших российских контрагентов, использовавших ЭДО, была на уровне 1% от общего количества активных заказчиков. Сегодня этот показатель вырос до 8%. И это наши ключевые бизнес-партнеры, клиенты с большими оборотами, с большим количеством сопровождающих и подтверждающих оказание транспортно-экспедиционных услуг документов, со сложными печатными формами, так что объем документов, идущих через сервис ЭДО, намного выше 8%.
Мы целенаправленно работаем над привлечением наших контрагентов к работе с ЭДО, планируя в ближайший год довести их количество до 15-20%».
Что способствует и что сдерживает развитие ЭДО?
Одним из факторов, ускорившим внедрение ЭДО в деятельность участников рынка, стала пандемия COVID-19, из-за которой почтовые операторы многих стран стали работать со сбоями и ограничили оказание почтовых услуг из-за карантина. Использование же экспресс-почты для большого объема документарного трафика – довольно дорогой инструмент. На этом фоне многие компании, которые откладывали или даже не рассматривали использование ЭДО в своих процессах, стали не только принимать предложения о переходе на электронный документооборот, но и сами явились инициаторами обмена документами посредством ЭДО.
Галина Лыско: «При привлечении контрагентов к участию в ЭДО мы нередко сталкиваемся с ситуацией, когда компания готова внедрять ЭДО, заинтересована быстро и своевременно получать весь необходимый пакет документов, но при этом хочет получать еще и бумажные носители по почте: нет знаний правового поля, им кажется, что документ, подписанный цифровой подписью, не имеет юридической силы. Но такой вариант абсолютно нецелесообразен – это отвлечение ресурсов, двойные трудовые и финансовые затраты.
Один из немаловажных аспектов успешного развития ЭДО – экспертная и профессиональная помощь в разъяснении преимуществ перехода на ЭДО. Мы оказываем постоянную консультационную поддержку нашим бизнес-партнерам по разъяснению правовых норм работы ЭДО со ссылками на законодательные акты и нормы, регулирующие процессы ЭДО, применение этих норм. В устной и письменной форме разъясняем сотрудникам компаний, ответственным за принятие решений о переходе на ЭДО, что электронные документы принимаются всеми контролирующими, налоговыми и статистическими органами, этот процесс четко регламентирован действующим законодательством. ЭДО значительно облегчает подготовку отчетности– не надо делать большое количество копий документов и передавать их в налоговую инспекцию. Любой документ за любой период (с момента использования ЭДО) можно найти и предоставить за секунды».
Значимым фактором, препятствующим переходу многих компаний на ЭДО, является недостаток собственных технических ресурсов. Провайдеры ЭДО стараются максимально облегчить пользование сервисом, разрабатывают понятный интерфейс. Однако на практике, особенно для крупных компаний с большим объемом документов, переход на ЭДО требует пока существенных усилий для отладки бизнес-процессов.
Как TELS помогает своим партнерам наладить работу с ЭДО?
Следует отметить, что TELS помогает своим контрагентам наладить работу с сервисом ЭДО, обеспечивает прямую техническую поддержку. IT-департамент TELS очень тесно сотрудничает с оператором ЭДО, помогая отладить формирование документов и их обмен в нужном для участников виде и объеме.
Галина Лыско: «Довольно часто с проблемами в ЭДО, возникающими на стороне наших контрагентов, разбирается наша техническая служба. Когда контрагент вдруг не может получить от нас очередной пакет документов, или эти документы приходят в искаженном виде, подключаются наши IT-специалисты и разбираются с ситуацией. Мы заинтересованы в решении проблемы в той же степени, что и наш контрагент. А поскольку наш опыт намного выше, мы решаем эти проблемы быстро и эффективно».