Тендер в логистике: от закупки ставок фрахта к оптимизации управления логистикой

Главная цель любого тендера – совершить наиболее выгодную сделку, приобрести товар или услугу требуемого качества по минимальной цене. Тендер как инструмент снижения затрат применялся всегда, и цена по-прежнему остается ключевым фактором оценки предложений. Но постановка задач на тендеры и практика их проведения меняются.

Как за последние 3-5 лет изменились цели и практика проведения тендеров в транспортной логистике? В каком направлении развиваются требования заказчиков логистических услуг? Информацией об этом поделились специалисты Тендерного отдела Группы компаний TELS.

Цели логистических тендеров

«Старые» цели

Многие компании при закупке транспортно-логистических услуг (ТЛУ) до сих пор используют инструмент тендерных торгов для достижения «простых» целей:

1. Закупка низких ставок фрахта. Тендерные торги проводятся по каждому направлению перевозок. По результатам торгов формируется пул перевозчиков-победителей, между которыми и распределяются объемы загрузок на тендерный период. Так компании пытаются максимально снизить логистические затраты, оставляя за собой функцию оптимизации логистики.
2. Маркетинговое исследование рынка. Тендер проводится без четкой готовности сменить подрядчика. С помощью тендера заказчик получает информацию о предложении на рынке и проверяет соответствие цен у текущего подрядчика рыночному уровню. Но результаты такого тендера в итоге могут привести и к смене подрядчика.
3. Расширение пула перевозчиков. Более широкая «скамейка запасных» в базе транспортных компаний дает больше уверенности в стабильном обеспечении своих логистических потребностей.
4. Инструмент давления на действующих подрядчиков. Это сигнал действующим подрядчикам: «мы готовы вас сменить, если будете плохо стараться и/или не пойдете на уступки по ценам».

«Новые» цели

По свидетельству специалистов ГК TELS, за последние лет пять отмечается явная эволюция тендерных задач со стороны крупных и части средних заказчиков. Вот для каких целей используют тендер некоторые компании:

1. Закупка комплекса услуг по оптимальному бюджету. Ставки фрахта на каждом отдельном направлении здесь уже не являются ключевым предметом торгов. Заказчик пытается сформировать оптимизированный бюджет на комплекс услуг, часто включая в него таможенное оформление, страхование и прочие сопутствующие услуги.
2. Стабилизация бюджетов на логистику. В процессе тендерных торгов и согласования контрактов заказчик закрепляет обязательства подрядчиков на продолжительный период для более точного бюджетирования логистики.
3. Оптимизация пула подрядчиков. Много задействованных подрядчиков – это трудозатратно: много контрактов, контактов и взаимодействий. Лучше работать с 4-5 подрядчиками, выполняющими большой спектр услуг, между которыми можно перераспределять объемы перевозок при возникновении ситуационных трудностей.

Очевидно, что «новые» цели логистических тендеров – это более передовой подход к оптимизации логистики:

• снижается трудозатратность управления логистикой;
• решения по оптимизации логистических бюджетов делегируются экспертам (без оплаты услуг логистического консалтинга);
• затраты на логистику планируются точнее.

Как изменилась тендерная практика

Основные изменения в тендерной практике при закупке логистических услуг:

Увеличилось количество этапов тендеров. До середины 2016 года шаблоны рабочих таблиц Тендерного отдела ГК TELS содержали два этапа: обычно, на первом этапе происходил обмен всей информацией, выставлялись требования и предложения; на втором этапе - окончательные торги и согласование условий.

Сегодняшний стандарт – это трехэтапный тендер, состоящий из:

1. анкетный период, на котором компании запрашивают информацию у потенциальных подрядчиков и формируют список участников тендера;
2. предварительные торги, где участники получают требования и формируют предложения;
3. переговоры с вероятными победителями тендера, окончательные торги и согласование условий.

Практика тендерной работы у каждой компании своя и в деталях различается, но общая схема проведения тендеров с большинством заказчиков TELS сегодня такова.

Выросли требования к страховому обеспечению. Еще три года назад лимит страхования ответственности экспедитора перед клиентами на сумму 1 млн евро был достаточен практически для любого заказчика. Два года назад для привлечения интересных для TELS заказчиков лимит страхования ответственности компании перед клиентами был повышен до 2,5 млн евро. Но уже были случаи, когда и этот уровень оказался ниже заявленных в тендере требований: дважды клиенты требовали лимит страхования ответственности в 5 млн. евро и один раз - в 10 млн. евро.

Усиливаются требования к информационной интеграции. Наличие электронного документооборота (ЭДО) как обязательное условие сотрудничества стало появляться в тендерах примерно два года назад, и тогда еще требовало значительных усилий по индивидуальной настройке информационного обмена. Сегодня это вопрос скорее «технический», не является препятствием к работе с клиентом, хотя любая интеграция с информационной системой заказчика – это по-прежнему индивидуальный проект.

Увеличиваются тендерные периоды. Для крупных компаний, закупающих комплексные услуги, «стандартом» является годовой тендерный период. При этом некоторые клиенты запрашивают ставки и на второй год работы, явно преследуя цель сократить частоту проведения тендеров. И уже неоднократно приходили тендеры на период 3 года (особенно это присуще компаниям-производителям в автомобильной отрасли). Но в условиях нашего рынка в течение длительных контрактных периодов все равно иногда приходится прибегать к оперативному пересмотру ставок.

Заказчики хотят он-лайн трекинг грузов. Желание заказчиков получить прямой доступ к GPS-системам перевозчиков для отслеживания своих грузов – еще не в статусе жестких требований, но как дополнительное условие встречается в тендерах все чаще. Пока немногие перевозчики готовы дать такой доступ. Хороший альтернативный вариант – доступ к информационной системе подрядчика, где фиксируется прохождение груза по контрольным точкам.

Риски и возможности тендерного сотрудничества

Основные выгоды и риски сотрудничества на тендерных условиях для транспортно-экспедиционных компаний понятны: одновременно с получением объемов загрузок на тендерный период создается риск снижения запланированной прибыли из-за возможного роста ставок фрахта у перевозчиков. Хотя бывает и наоборот.

Основы стратегического партнерства предполагают, что заказчик и подрядчик с пониманием относятся к интересам друг друга и большей ценностью считают долгосрочные отношения, а не сиюминутную выгоду. Если колебания ставок фрахта идут в коридоре 10-15%, пересмотр условий обычно не проводится - данные риски, как правило, заложены сторонами в своих бюджетах. Предложение о пересмотре ставок в случае значительных отклонений (20-30%) считается уже оправданным. Такие большие колебания цен происходят не часто, хотя последний случай был относительно недавно - в первой половине 2017 года на фоне растущего рынка грузоперевозок и дефицита провозных возможностей.

Есть еще риск смещения основного объема загрузок на «пиковый период», чего заказчик первоначально не планировал, или не проинформировал о таких планах в процессе тендерных торгов. В пиковые сезоны ставки фрахта значительно выше среднегодовых, заложенных в условиях тендерных соглашений. Выполнить обязательства в таких обстоятельствах сложнее – свободных провозных возможностей на рынке меньше – и маржинальность перевозок существенно снижается, вплоть до отрицательного значения. От таких рисков застраховаться трудно, в каждом конкретном случае решение о реагировании принимается по ситуации.

***

Общий вывод: тендер как инструмент оптимизации логистических затрат имеет широкие возможности для достижения различных целей, но эксперты TELS рекомендуют заказчикам логистических услуг использовать тендерную практику для комплексной оптимизации логистики бизнеса с использованием знаний и опыта своих подрядчиков.